Vermietungssoftware wechseln — ohne Datenverlust

Schritt 1: Den Export verlangen, bevor Sie kündigen

Sie haben einen Anspruch darauf, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO). Der Anbieter muss darauf grundsätzlich innerhalb eines Monats reagieren.

Fordern Sie den Export schriftlich an, solange der Vertrag noch läuft. Nach der Kündigung wird es erfahrungsgemäß nicht einfacher, und manche Anbieter sperren den Zugang zum Vertragsende.

Bewahren Sie die Exportdatei zusätzlich als Archiv auf, auch wenn Sie die Daten anderswo eingegeben haben. Für steuerliche Zwecke müssen Belege und Aufzeichnungen ohnehin aufbewahrt werden.

Schritt 2: Wissen, was Sie wirklich brauchen

Ein Export enthält meist mehr, als Sie übertragen müssen. Diese Angaben brauchen Sie tatsächlich:

• Objektstammdaten: Adresse, Fläche, Baujahr, Kaufpreis und Kaufdatum, Aufteilung Grund und Boden zu Gebäude.
• Abschreibung: bisherige Bemessungsgrundlage, Satz und die bereits abgezogenen Jahre. Ohne diese Werte lässt sich die AfA nicht sauber fortführen.
• Mieterdaten: Namen, Vertragsbeginn, Kaltmiete, Vorauszahlung, Kaution samt Anlageort, Datum der letzten Mieterhöhung.
• Zählerstände und die letzte Nebenkostenabrechnung — sie ist der Anschlusspunkt für die nächste.
• Buchungen des laufenden Jahres, mindestens ab dem 1. Januar.
• Kredite: Restschuld, Zinssatz, Ende der Zinsbindung.
• Dokumente: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Bescheide.

Schritt 3: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Der günstigste Moment ist der Jahreswechsel, und zwar nachdem die Nebenkostenabrechnung für das alte Jahr fertig ist. Dann müssen Sie kein angefangenes Abrechnungsjahr über zwei Systeme hinweg zusammensuchen.

Der schlechteste Moment ist der Herbst, wenn die Abrechnungsfrist für das Vorjahr näher rückt und gleichzeitig Belege in zwei Systemen liegen.

Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, kostet aber zusätzliche Sorgfalt: Sie müssen die Buchungen seit dem 1. Januar vollständig nachtragen, sonst stimmt weder die Abrechnung noch die Anlage V.

Schritt 4: Übertragen — was realistisch möglich ist

Hier die unbequeme Wahrheit, die andere Umzugsanleitungen auslassen: Einen Ein-Klick-Import fremder Datenbestände gibt es nicht — weder bei MyImmo noch, soweit ersichtlich, bei den anderen Anbietern. Jeder benutzt ein eigenes Datenmodell, und ein Export des einen passt nicht in die Felder des anderen.

Was Ihnen Arbeit abnimmt: Für die Objektstammdaten liest der Import-Assistent ein Exposé aus — als PDF, als Link oder als eingefügter Text. Bei einem Objekt, dessen Verkaufsanzeige Sie noch haben, sind Fläche, Baujahr, Zimmerzahl und Preis damit in einem Schritt erfasst.

Alles Übrige tragen Sie ein. Rechnen Sie mit etwa 20 bis 40 Minuten je Einheit, wenn der Export vorliegt und Sie einmal sortiert haben. Bei einer Eigentumswohnung ist das ein Abend, bei fünf Einheiten ein Wochenende.

Das klingt nach viel. Gemessen an dem, was ein stiller Datenverlust in einer automatischen Migration kostet, ist es wenig — und Sie kontrollieren jeden Wert dabei einmal.

Schritt 5: Parallel laufen lassen

Kündigen Sie nicht, bevor die erste vollständige Nebenkostenabrechnung im neuen System durchgelaufen ist. Solange der alte Zugang besteht, können Sie jeden Zweifelsfall nachschlagen.

Prüfen Sie nach dem Übertragen drei Dinge gezielt: Stimmen die Kautionsbeträge? Stimmt der Abschreibungsbetrag mit der letzten Steuererklärung überein? Ist bei jedem Mietverhältnis das Datum der letzten Mieterhöhung gesetzt? Diese drei fallen erfahrungsgemäß am ehesten hinten runter.

Schritt 6: Kündigen und löschen lassen

Erst wenn alles läuft, kündigen Sie zum nächsten möglichen Termin. Danach können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO) — aber wirklich erst danach, und erst nachdem Sie den Export gesichert haben.

Beachten Sie dabei Ihre eigenen steuerlichen Aufbewahrungspflichten: Was Sie für das Finanzamt vorhalten müssen, muss bei Ihnen liegen, nicht beim alten Anbieter.

Was Sie beim nächsten Anbieter prüfen sollten

Die Frage, die vor dem Wechsel zu stellen ist, lautet nicht, wie leicht man hineinkommt, sondern wie leicht man wieder heraus.

• Gibt es einen vollständigen Datenexport, jederzeit und ohne Nachfrage?
• In welchem Format — maschinenlesbar oder nur als PDF-Ausdruck?
• Lassen sich Buchungen einzeln exportieren, etwa für den Steuerberater?
• Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Rechtsstand und Vorbehalt

Stand Juli 2026. Anhaltspunkte ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. Kündigungsfristen und Exportmöglichkeiten richten sich nach dem Vertrag mit Ihrem bisherigen Anbieter.