Nebenkostenabrechnung erstellen — Schritt für Schritt

Vorab: die vier Pflichtangaben

Bevor es ums Rechnen geht, muss klar sein, was am Ende auf dem Papier stehen muss. Der Bundesgerichtshof verlangt in ständiger Rechtsprechung vier Mindestangaben. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — unabhängig davon, ob richtig gerechnet wurde.

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart.
• Angabe und Erläuterung des jeweiligen Verteilerschlüssels.
• Die Berechnung des Anteils, der auf den Mieter entfällt.
• Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Üblich und am einfachsten ist das Kalenderjahr, weil sich Jahresrechnungen von Versorgern, Grundsteuerbescheid und Versicherungsbeiträge daran orientieren.

Legen Sie den Zeitraum einmal fest und behalten Sie ihn bei. Ein Wechsel mitten im Mietverhältnis erzeugt Übergangsprobleme, die Sie sich sparen können.

Schritt 2: Kosten sammeln — und aussortieren

Sammeln Sie alle Belege des Zeitraums und prüfen Sie jede Position auf zwei Fragen: Steht die Kostenart im Katalog der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV)? Und deckt der Mietvertrag die Umlage ab? Nur wenn beides zutrifft, darf die Position in die Abrechnung.

Zusätzlich gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB): Sie dürfen nur Kosten umlegen, die ein wirtschaftlich denkender Vermieter für vertretbar hält. Der teuerste Anbieter ohne Grund ist angreifbar.

• Umlagefähig: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Allgemeinstrom, Aufzug, Gartenpflege, Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Heizung und Warmwasser.
• Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Instandhaltungsrücklage, Kontoführung, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung.
• Häufig übersehen: Wartungskosten sind umlagefähig, die Reparatur derselben Anlage ist es nicht. Steht beides auf einer Rechnung, müssen Sie trennen.

Schritt 3: Umlageschlüssel wählen

Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Zulässig sind auch Personenzahl, Wohneinheiten oder erfasster Verbrauch — solange der Schlüssel vereinbart oder sachgerecht ist und Sie ihn nicht jedes Jahr wechseln.

Heizung und Warmwasser sind die Ausnahme: Nach der Heizkostenverordnung müssen zwischen 50 und 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest nach einem Flächenmaßstab. Die Wahl innerhalb dieser Spanne treffen Sie — üblich ist 70 zu 30.

Erläutern Sie den Schlüssel in der Abrechnung mit einem Satz. „Verteilung nach Wohnfläche: 80 von 400 m²“ genügt und erfüllt zugleich die zweite Pflichtangabe.

Schritt 4: Anteil berechnen — das Beispiel

Ausgangslage: Haus mit 400 m² Gesamtwohnfläche, die abzurechnende Wohnung hat 80 m² — das sind 20 Prozent. Die kalten Betriebskosten des Jahres betragen 6.400 €, Heizung und Warmwasser zusammen 4.800 €. Abgerechnet wird 70 zu 30.

• Kalte Betriebskosten: 6.400 € × 20 % = 1.280,00 €.
• Heizung, Verbrauchsanteil: 70 % von 4.800 € = 3.360 €. Gesamtverbrauch des Hauses 100.000 kWh, davon Wohnung 18.500 kWh = 18,5 % → 621,60 €.
• Heizung, Grundkosten: 30 % von 4.800 € = 1.440 € nach Fläche → 20 % = 288,00 €.
• Summe Heizung und Warmwasser: 909,60 €.
• Gesamtanteil des Mieters: 1.280,00 € + 909,60 € = 2.189,60 €.

Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen

Der Mieter hat monatlich 200 € vorausgezahlt, im Jahr also 2.400 €. Gegenüber dem Anteil von 2.189,60 € ergibt das ein Guthaben von 210,40 € zugunsten des Mieters.

Zieht ein Mieter unterjährig ein oder aus, wird nicht geschätzt, sondern tagegenau nach Belegungszeit aufgeteilt. Bei verbrauchsabhängigen Positionen ist eine Zwischenablesung der sauberere Weg; ohne sie greift die Gradtagszahlen-Methode der Heizkostenverordnung.

Prüfen Sie zum Schluss, ob die Vorauszahlung für das laufende Jahr noch passt. Eine Anpassung ist nach § 560 Abs. 4 BGB zulässig, aber nur auf Grundlage einer wirksamen Abrechnung und nur in angemessener Höhe.

Schritt 6: Zustellen — und die Fristen einhalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für 2025 heißt das: bis zum 31.12.2026 zugegangen — nicht abgeschickt. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen; ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.

Eine Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig. In der Praxis setzt man dem Mieter eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen — das ist kulant, üblich und vermeidet Streit über den Verzugsbeginn.

Der Mieter kann bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang Einwendungen erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB); danach sind sie ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Auf Verlangen müssen Sie Belegeinsicht gewähren.

Die fünf Fehler, an denen Abrechnungen scheitern

• Zu spät zugegangen — der häufigste und teuerste Fehler, weil er den ganzen Anspruch kostet.
• Nicht umlagefähige Positionen enthalten, allen voran Verwaltungskosten und Reparaturen.
• Verteilerschlüssel nicht genannt oder nicht erläutert — eine der vier Pflichtangaben.
• Heizkosten vollständig nach Fläche verteilt, statt 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Der Mieter darf dann um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).
• Mieterwechsel pauschal halbiert statt tagegenau gerechnet.

Rechtsstand und Vorbehalt

Stand Juli 2026. Dieser Text gibt Anhaltspunkte ohne Gewähr und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei strittigen Positionen oder ungewöhnlichen Vertragsklauseln lohnt der Gang zum Fachanwalt für Mietrecht oder zum Vermieterverein.