Belegeinsicht: was Mieter verlangen dürfen — und was nicht

Der Anspruch und seine Grenzen

Das Einsichtsrecht folgt aus dem Anspruch auf Rechenschaftslegung (§ 259 BGB). Der Mieter darf die Belege einsehen, auf denen die Abrechnung beruht — Rechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise, Ableseprotokolle, den Grundsteuerbescheid, die Versicherungspolice.

Geschuldet ist Einsicht in die Originalunterlagen, und zwar grundsätzlich dort, wo sie verwahrt werden: bei Ihnen oder bei der Hausverwaltung. Der Mieter darf sich Notizen machen, fotografieren und auf eigene Kosten Kopien anfertigen.

Einen allgemeinen Anspruch auf Zusendung von Kopien gibt es dagegen nicht. Wo die Einsicht vor Ort zumutbar ist, genügt das Angebot dazu.

Die Ausnahme: zu weit weg

Zumutbar ist die Anreise nicht immer. Wohnt der Mieter oder die Verwaltung so weit entfernt, dass die Fahrt außer Verhältnis steht, kann der Mieter die Übersendung von Kopien verlangen — die Kosten dafür trägt in der Regel er.

Eine feste Kilometergrenze gibt es nicht; die Gerichte entscheiden nach den Umständen. Praktisch heißt das: Streiten Sie nicht über die Grenze, sondern bieten Sie eine Lösung an.

Was passiert, wenn Sie die Einsicht verweigern

Verweigern Sie die Einsicht, kann der Mieter die Zahlung der Nachforderung zurückhalten (§ 273 BGB). Der Anspruch verschwindet dadurch nicht, aber er ist bis zur Einsichtsgewährung nicht durchsetzbar — Sie verlieren Zeit und im Streitfall die Kosten.

Umgekehrt gilt: Wer die Einsicht angeboten hat und der Mieter nimmt sie nicht wahr, steht gut da. Dokumentieren Sie das Angebot mit Datum und Terminvorschlag.

Datenschutz nicht vergessen

Belege enthalten oft personenbezogene Daten Dritter — Namen anderer Mieter auf Ableselisten, Kontonummern auf Zahlungsnachweisen, Angaben zu Handwerkern. Diese Daten gehen den einsehenden Mieter nichts an und sollten vor der Einsicht unkenntlich gemacht werden.

Das gilt besonders, wenn Sie Kopien oder Scans herausgeben: Was einmal verschickt ist, holen Sie nicht zurück.

Der praktische Weg

• Auf die erste Anfrage sofort einen Termin anbieten — mit Datum, Ort und dem Hinweis, dass fotografiert werden darf.
• Belege nach Kostenart sortiert bereitlegen, in derselben Reihenfolge wie in der Abrechnung.
• Personenbezogene Daten Dritter vorher schwärzen.
• Digital anbieten, wo es geht: Ein Ordner mit gescannten Belegen erledigt die meisten Anfragen ohne Termin — freiwillig, aber deeskalierend.
• Die Einwendungsfrist des Mieters läuft zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Bis dahin sollten die Belege greifbar bleiben.

Rechtsstand und Vorbehalt

Stand Juli 2026. Anhaltspunkte ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Rechtsprechung zur Zumutbarkeit der Anreise ist einzelfallabhängig.