Belegeinsicht: was Mieter verlangen dürfen — und was nicht

Der Anspruch und seine Grenzen

Seit dem 1. Januar 2025 steht der Anspruch ausdrücklich im Gesetz: Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB). Gemeint sind Rechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise, Ableseprotokolle, der Grundsteuerbescheid, die Versicherungspolice.

Im selben Absatz steht die wichtigste Neuerung für Vermieter: Sie sind berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB). Ein Ordner mit Scans oder die Freigabe in einem Mieterportal erfüllt den Anspruch — Sie müssen dafür keinen Termin vor Ort anbieten.

Bieten Sie stattdessen Einsicht in Papier an, dann dort, wo die Unterlagen liegen: bei Ihnen oder bei der Hausverwaltung. Der Mieter darf sich Notizen machen und fotografieren. Einen allgemeinen Anspruch auf Zusendung von Kopien hat er dabei nicht.

Papier statt digital: die Frage der Entfernung

Wer nur Einsicht vor Ort anbietet, muss mit einer Ausnahme rechnen: Wohnt der Mieter oder die Verwaltung so weit entfernt, dass die Fahrt außer Verhältnis steht, kann der Mieter die Übersendung von Kopien verlangen — die Kosten dafür trägt in der Regel er.

Eine feste Kilometergrenze gibt es nicht; die Gerichte entscheiden nach den Umständen. Mit der elektronischen Bereitstellung stellt sich die Frage gar nicht erst.

Was passiert, wenn Sie die Einsicht verweigern

Verweigern Sie die Einsicht, kann der Mieter die Zahlung der Nachforderung zurückhalten (§ 273 BGB). Der Anspruch verschwindet dadurch nicht, aber er ist bis zur Einsichtsgewährung nicht durchsetzbar — Sie verlieren Zeit und im Streitfall die Kosten.

Umgekehrt gilt: Wer die Einsicht angeboten hat und der Mieter nimmt sie nicht wahr, steht gut da. Dokumentieren Sie das Angebot mit Datum und Terminvorschlag.

Datenschutz nicht vergessen

Belege enthalten oft personenbezogene Daten Dritter — Namen anderer Mieter auf Ableselisten, Kontonummern auf Zahlungsnachweisen, Angaben zu Handwerkern. Diese Daten gehen den einsehenden Mieter nichts an und sollten vor der Einsicht unkenntlich gemacht werden.

Das gilt besonders, wenn Sie Kopien oder Scans herausgeben: Was einmal verschickt ist, holen Sie nicht zurück.

Der praktische Weg

• Auf die erste Anfrage sofort reagieren: die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB) oder einen Termin mit Datum und Ort anbieten.
• Belege nach Kostenart sortiert bereitstellen, in derselben Reihenfolge wie in der Abrechnung.
• Personenbezogene Daten Dritter vorher schwärzen.
• Festhalten, wann und wie Sie die Belege bereitgestellt haben — im Streitfall zählt der Nachweis.
• Die Einwendungsfrist des Mieters läuft zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Bis dahin sollten die Belege greifbar bleiben.

Rechtsstand und Vorbehalt

Anhaltspunkte ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. § 556 Abs. 4 BGB in der Fassung seit 1. Januar 2025; die Rechtsprechung zur Zumutbarkeit der Anreise ist einzelfallabhängig.